Ventriloc
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Robert Bernard

Vos comptes fournisseurs,
automatisés et
optimisés par l'IA.

Solution Microsoft Azure, Fabric et Power Apps.
De la réception du PDF jusqu'au paiement
par chèque ou virement bancaire.
Préparé pour
Jean-Philippe Dion
Robert Bernard
Voir la proposition
VENTRILOC ROBERT BERNARD
01
01 Contexte & défi
La conciliation se fait encore
au surligneur jaune.
Chaque mois, l'équipe de comptabilité reçoit des dizaines d'états de compte fournisseurs en PDF (NAPA, Stocks, Touchette, Continental, Michelin, etc.) et les corrobore manuellement, ligne par ligne, contre les comptes à payer dans Costar. Le processus fonctionne, mais il coûte des heures, disperse l'information sur quatre supports différents et laisse passer des erreurs de paiement.
Ce qui freine aujourd'hui
Surlignage jaune ligne par ligne
Un état de compte de 16 pages comme NAPA Sherbrooke prend plusieurs heures à corroborer manuellement
Information dispersée sur 4 supports
PDF annoté, exports Costar, fichier Excel de suivi, dossiers partagés avec les succursales — aucune source de vérité unique
Exceptions gérées par courriel
Factures manquantes envoyées aux succursales par échange courriel, factures déposées dans un dossier partagé — aucun suivi structuré
Risque d'erreurs de paiement
Factures payées en double, factures oubliées, crédits non appliqués — particulièrement quand les codes fournisseur varient entre succursales
Hétérogénéité des fournisseurs
NAPA est trié par date, Stocks ne l'est pas, les numéros de facture sont parfois tronqués aux 4-6 derniers chiffres
Aucune traçabilité des approbations
Impossible de retracer après coup qui a approuvé quoi, et quand — l'audit trail est éparpillé dans les boîtes courriel
Ce qu'une solution dédiée débloque
Rapprochement automatique du PDF
Document Intelligence extrait les lignes de l'état de compte ; un algorithme les apparie aux factures Costar (numéro, montant, date) avec score de confiance
Lecture directe de Costar
Accès SQL en lecture seule sur le Fabric existant — terminé, les exports PDF/Excel manuels
Workflow d'exception structuré
Chaque succursale a son bucket ; les factures manquantes sont notifiées dans Power Apps avec dépôt direct et statut suivi
Statut on-hold automatique
Aucune facture en exception n'est payée tant qu'elle n'est pas résolue — règle métier appliquée par le système
Préparation de paiement guidée
Liste de paiement filtrée par date cible, totaux validés contre l'état de compte avant émission — chèque ou wire selon le fournisseur
Audit trail complet
Chaque action, approbation et commentaire journalisés dans Azure : recherchable, exportable, permanent
Le problème n'est pas le talent de l'équipe — c'est l'outillage. l'équipe de comptabilité et les succursales font un excellent travail avec ce qu'elles ont. L'objectif est de leur retirer la corroboration manuelle et la chasse aux factures manquantes par courriel, pour qu'elles concentrent leur expertise sur les vraies exceptions et la prise de décision. Une plateforme unique, lecture directe de Costar, et un workflow où chaque acteur sait exactement quoi faire.
VENTRILOC ROBERT BERNARD
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02 Bénéfices attendus
Quatre résultats mesurables.
Chaque bénéfice est le résultat direct du passage d'un processus manuel et dispersé vers une plateforme structurée bâtie sur Azure, Fabric et Power Platform. Ce ne sont pas des promesses : ce sont les retombées attendues d'une mise en œuvre rigoureuse.
Temps de conciliation divisé
Un état de compte de 20 pages traité en quelques minutes au lieu de plusieurs heures. l'équipe de comptabilité se concentre sur les exceptions, pas sur le matching.
Source de vérité unique
Toutes les données dans une plateforme Azure centralisée : factures Costar, états de compte extraits, exceptions, paiements. Plus de PDF annoté + Excel + courriels.
Zéro paiement erroné
Mise on-hold automatique des exceptions, validation des totaux avant émission, mapping fournisseur unifié — fini les doublons et les oublis.
Collaboration centralisée
Comptabilité centrale et succursales travaillent dans la même application, avec des vues filtrées par rôle et un audit trail complet.
Aujourd'hui
Surlignage jaune sur PDF, exports manuels Costar, courriels avec succursales, Excel de suivi
Plusieurs heures par cycle, information dispersée, traçabilité fragile
Après implémentation
Power App centralisé, rapprochement automatique, workflow d'exception structuré, paiement guidé
Une plateforme où chaque cycle est tracé, routé et archivé automatiquement
Ce n'est pas juste de la digitalisation, c'est un changement de paradigme. Passer du surligneur jaune à une plateforme intégrée change la nature même du travail de l'équipe de comptabilité : de l'exécution répétitive vers la supervision d'exceptions à valeur ajoutée. La direction obtient une visibilité en temps réel sur tous les cycles en cours, à travers toutes les succursales.
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03 Architecture de la solution
Bâtie sur Microsoft Azure
et la Power Platform.
Une solution end-to-end qui combine la puissance d'Azure pour le traitement intelligent du PDF et la lecture quasi temps réel de Costar, avec l'accessibilité de Power Apps pour les utilisateurs. Le tout connecté par un custom connector développé par Ventriloc.
03
Couche applicative
Ce que les utilisateurs voient et utilisent
Utilisateurs
l'équipe de comptabilité,
succursales
→
Power Apps
Power Apps
Interface unifiée
→
Auth · SSO
Microsoft Entra ID
Rôles & permissions
→
Intégration
Custom Connector
Ventriloc
↓
Key Vault
Secrets
Log Analytics
Audit
Azure DevOps
CI/CD
Backend API
FastAPI · Azure WebApp
Endpoint d'orchestration
règles métier · audit logging
API ↔ Couche AI
L'API déclenche le défrichage,
l'algo écrit ses résultats vers l'API
02
Couche traitement · Extraction & Matching
Le moteur intelligent du système
Extraction et matching automatisés
Document Intelligence (prebuilt-layout) extrait les lignes des états de compte numériques sans entraînement custom. Un script Python applique un matching multi-critère contre les données Costar — 98,5 % de match exact validé sur les états de compte testés.
Algorithme de défrichage des factures
Document Intelligence
OCR + extraction PDF
Python Matching
98,5 % exact · Azure Function
Lit les données brutes · écrit les résultats
Lecture données Costar
Fabric existant en lecture seule,
résultats écrits en Azure Blob / SQL
01
Fondation de données · Azure
Le socle qui tient toute la solution
Stockage Azure
Azure Blob + SQL
PDFs · résultats matching
données structurées & audit
ENTRÉE
PDFs bruts
+ données Costar
TRAITEMENT
Extraction OCR
Matching Python
SORTIE
Matchs · exceptions
paiements · audit
Source PDF
Outlook
États de compte mensuels
→
Azure Logic App
Capture & route le PDF
Source BD
Costar
Comptes à payer
→
Microsoft Fabric
Lecture SQL directe
Fabric existant · read-only
Architecture en trois couches · Données dans Azure · traitement Python + Doc Intelligence · application sur Power Platform
Environnements
DEV / QA / PROD
Pipeline de déploiement complet
Lecture Costar
Lecture directe
Fabric existant · read-only
Extraction PDF
Doc Intelligence
prebuilt-layout · aucun custom model
Stockage
Azure Blob + SQL
PDFs, résultats, audit trail
Pourquoi cette stack ? Robert Bernard opère déjà dans l'écosystème Microsoft. Azure + Power Platform sont conçus pour fonctionner ensemble. Document Intelligence (prebuilt-layout) fonctionne sans entraînement sur des états de compte numériques propres, et le matching Python atteint 98,5 % de match exact sans infrastructure lourde. La solution tire parti du Fabric existant en lecture seule pour Costar, sans dupliquer ni migrer les données. La maintenance long terme reste entre les mains de votre équipe interne, sans dépendance fournisseur externe.
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04 Fonctionnalités
Tout ce que le processus demande.
L'application couvre l'ensemble du cycle, de la réception de l'état de compte fournisseur à l'émission du paiement, avec gestion structurée des exceptions et collaboration succursale-comptabilité centrale.
Ingestion & rapprochement
Extraction PDF automatique
Document Intelligence extrait numéro, date, montant et référence de chaque ligne de l'état de compte, quel que soit le format fournisseur.
Matching multi-critère
Appariement automatique sur numéro (exact ou partiel 4-6 chiffres), montant et date avec tolérance — 98,5 % de match exact validé sur des états de compte numériques propres. Score de confiance affiché.
Gestion des exceptions
Bucket par succursale
Chaque succursale voit ses factures manquantes, peut téléverser la copie, commenter ou marquer comme comptabilisée — notifications à la centrale automatiques.
Statut on-hold
Toute facture en exception est automatiquement exclue du prochain lot de paiement jusqu'à résolution — règle métier non contournable.
Paiement & audit
Préparation chèque / wire
Liste de paiement filtrée par date cible, totaux validés contre l'état de compte avant émission, choix du mode selon le fournisseur.
Audit trail centralisé
Chaque action (approbation, mise on-hold, paiement) journalisée dans Azure — recherchable par fournisseur, succursale, date ou utilisateur.
Livrables inclus dans la portée
BRD
Document de besoins, architecture & règles métier
Maquettes UI/UX
Écrans validés avant développement
Power Apps + API
Front-end + FastAPI (Azure WebApp) + custom connector
Données & Stockage
Accès Costar + Azure Blob Storage
Hypercare
Support post-lancement & stabilisation
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05 Échéancier
6 phases. Un plan de livraison clair.
Une approche structurée et itérative avec des livrables concrets à chaque jalon. Chaque phase est validée avant le démarrage de la suivante. La phase BRD produit le plan de projet détaillé et un estimé d'effort raffiné avant le développement.
Phase S1S2S3S4S5S6S7S8S9S10S11S12S13S14S15S16
Phase 1 · BRD & design
Ateliers de découverte
BRD & maquettes
Phase 2 · Fondations techniques
Azure + accès données Costar
Azure Blob + SQL (schéma données)
Phase 3 · Backend Azure
FastAPI · Azure WebApp
Document Intelligence + matching
Phase 4 · Power Apps & intégration
Custom connector + Power Apps
Logic App (déclencheur Outlook)
Phase 5 · Tests & UAT
Tests internes + UAT
Phase 6 · Déploiement & hypercare
Mise en production
Hypercare
Fin S3 · BRD & maquettes validés
Fin S12 · UAT complétée, prêt pour la production
Fin S16 · Go-live & hypercare complétés
La phase BRD définit l'échéancier final. Les ateliers de découverte des semaines 1-3 produisent le plan de projet détaillé, l'estimé d'effort raffiné et la confirmation de portée avant que le développement commence. Cette approche garantit un échéancier basé sur des besoins réels, pas sur des hypothèses.
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06 Investissement
Estimés transparents. Aucune surprise.
Cet engagement est structuré en temps et matériel au taux partenariat Ventriloc. Le tableau ci-dessous reflète notre meilleur estimé selon la compréhension actuelle de la portée. La phase BRD confirmera et raffinera ces chiffres avant le démarrage du développement.
Estimé d'effort par phase
Type de contrat : Temps & matériel · Honoraires facturés sur les heures réellement travaillées. Les estimés ci-dessous reposent sur la portée actuelle et seront raffinés avec le BRD.
ActivitéMin (h)Max (h)
Phase de démarrage (80–120 h)
Infra Azure (abonnement, ressources, environnements DEV/QA/PROD)1216
Power Platform (tenant, connecteurs, licences)812
Entra ID (groupes, RBAC initial)812
Ateliers de découverte1624
BRD (exigences, règles métier, flux)1624
Maquettes haute fidélité (Power Apps)1624
Plan de projet détaillé48
Backend (164–232 h)
Modèle de données + API REST (FastAPI / Azure WebApp)2432
Synchronisation Costar (lecture seule, Fabric existant)1224
Document Intelligence – extraction états de compte PDF4048
Algorithme de matching Python (multi-critère, scoring)3240
Approbation + audit trail1624
RBAC Entra ID (rôles comptabilité, succursale, admin)816
Notifications (Logic App – alertes e-mail)1624
CI/CD + migrations Alembic (Azure DevOps)1216
Custom connector Ventriloc48
Frontend – Power Apps (84–124 h)
Page sommaire (vue centrale comptabilité)1624
Page succursale (vue et exceptions par magasin)1624
Module de configuration (fournisseurs, règles)1624
Flot d'approbation (on-hold, escalade)1624
RBAC Entra ID côté app812
Déploiement + corrections post-maquettes1216
UAT et mise en production (72–104 h)
Tests E2E internes1624
UAT avec l'équipe de comptabilité & succursales2432
Mise en production812
Hypercare post-lancement1624
Stabilisation & ajustements812
Total estimé400580
Taux horaire
160 $ / heure
Taux partenariat Ventriloc, appliqué à tous les professionnels du projet.
Estimé minimum
64 000 $
400 h × 160 $
Estimé maximum
92 800 $
580 h × 160 $
Note : certains scénarios à risque (intégration bancaire pour wire) peuvent porter l'estimé à +100 h. La phase BRD tranchera.
Ce qui est inclus
BRD complet avec architecture, processus, rôles & maquettes validées
Solution Azure complète (WebApp FastAPI, Document Intelligence, Blob Storage)
Power Apps + custom connector Ventriloc + Logic App
Configuration sécurité & rôles (Entra ID)
Environnements DEV, QA & PROD déployés
Pipeline CI/CD via Azure DevOps
Support au go-live & période d'hypercare
Validité du contrat
Valide de la date de signature jusqu'au 31 décembre 2026. Facturation mensuelle sur les heures réellement travaillées. Modalité de paiement : 30 jours net.
Coûts d'infrastructure Azure
Les coûts de consommation Azure (Azure WebApp, Logic App, Document Intelligence, Blob Storage) sont facturés directement par Microsoft à Robert Bernard via votre abonnement Azure.
Hors portée
Toute modification au-delà de la portée convenue sera traitée comme une demande de changement formelle avec estimé d'effort mis à jour avant le démarrage.
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07
07 ROI projeté
L'investissement se rembourse en
8 à 13 mois.
Au volume actuel — 31 magasins × 15 états de compte par mois, 30 minutes de traitement manuel par état à 35 $/h — la conciliation coûte près de 100 000 $ par année en main-d'œuvre. La solution amène ce coût à environ 1,20 $ par état, libère plus de 2 400 heures par année, et génère plus de 170 000 $ de bénéfice net sur 3 ans.
Économies annuelles
90 950 $
vs. 97 650 $ aujourd'hui
Heures libérées par année
~2 470 h
de l'équipe de comptabilité
Délai de rentabilité
8–13 mois
selon l'estimé d'investissement
Économies sur 3 ans
272 850 $
ROI net de 194 % à 326 %
Coût de traitement quantitatif
ParamètreValeur
Volume
Magasins à gérer31
États de compte / magasin / mois15
États de compte / mois (total)465
États de compte / année5 580
Processus actuel (manuel)
Durée moyenne par état30 min
Coût horaire moyen35 $/h
Coût par état (35 $ ÷ 60 × 30)17,50 $
Heures totales / année2 790 h
Coût total / année97 650 $
Après implémentation
Coût de traitement par état1,15 $ – 1,25 $
Réduction par état−93,1 %
Coût total / année6 700 $
Économies annuelles90 950 $
Retour sur investissement
Scénario min · 64 000 $
8,4 mois
délai de rentabilité
Scénario max · 92 800 $
12,2 mois
délai de rentabilité
Projection sur 3 ans
Économies cumulées272 850 $
Investissement Ventriloc (max)−92 800 $
Bénéfice net180 050 $
ROI sur 3 ans194 % à 326 %
Hypothèse conservatrice : les économies sont calculées uniquement sur la main-d'œuvre directe de conciliation. Les gains liés à la réduction des erreurs de paiement, à l'élimination des doublons et au temps de gestion (courriels, suivi) ne sont pas chiffrés ici, mais s'ajoutent au bénéfice.
Bénéfices qualitatifs (non chiffrés ci-dessus)
Réconciliation simplifiée
Balance automatique, alertes en cas d'écart, plus de calcul manuel dans Excel.
Suivi des fichiers
Chaque PDF, chaque facture, chaque exception est tracé du point d'entrée au paiement.
Moins d'erreurs de paiement
Doublons et oublis détectés automatiquement, statut on-hold appliqué par le système.
Équipe de comptabilité redéployée
Du surlignage répétitif vers de l'analyse d'exception et de la supervision à valeur ajoutée.
Au-delà des chiffres : un effet de levier sur l'organisation. Les 2 470 heures libérées chaque année représentent l'équivalent de plus d'un poste temps plein. Réinvesties dans l'analyse des dépenses, la négociation fournisseur ou la gestion proactive de trésorerie, elles peuvent générer des économies additionnelles bien au-delà des 90 950 $ chiffrés ici.
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08 Signature du contrat
On est prêts à démarrer.
Cliquez ci-dessous pour accéder au contrat et compléter la signature électronique. Premier atelier BRD dans les 2 à 3 semaines suivant la signature.
Accéder au contrat & signer
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Ventriloc
Jean-François Laberge
Co-fondateur & CEO, Ventriloc
jflaberge@ventriloc.ca
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